Khi nhắc đến khái niệm “tự động hoá doanh nghiệp” có lẽ nhiều người sẽ nghĩ chính là áp dụng công nghệ hiện đại, máy móc trang thiết bị vào trong quản trị và vận hành. Tuy nhiên đó chỉ là 1 phần trong quá trình tự động hoá doanh nghiệp. Bản chất tự động hoá doanh nghiệp chính là doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn.
Khái niệm tự động hoá doanh nghiệp
Doanh nghiệp thành công là “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”, hay nói cách khác là “Tự động hoá doanh nghiệp“, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập sâu rộng về kinh tế hiện nay, doanh nghiệp không chỉ là “Cỗ máy kiếm tiền tự động cho bạn không cần bạn”, mà cỗ máy đó còn phải liên tục được mở rộng về quy mô để chiếm lĩnh thị trường, phải liên tục tích lũy vốn, kinh nghiệm, thương hiệu,…để gia tăng khả năng cạnh tranh, từ đó mới có thể tồn tại bền vững theo năm tháng.
Theo ông Ngô Minh Tuấn – chủ tịch HĐQT Tập đoàn CEO Việt Nam Holding chia sẻ, phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam có tình trạng hoặc không biết hoặc không quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Việc hệ thống hoá và xây dựng hệ thống quản trị để tự động hoá doanh nghiệp không phải là vấn đề mới hay quá khó.
Một doanh nghiệp nếu không tự động hoá được thì sẽ nảy sinh vô vàn căn bệnh nan y, như là:
- Bất kỳ chuyện gì đều phải tới CEO quyết.
- Cấp quản lý không biết cách thu thập thông tin, không biết báo cáo các vấn đề thuộc phòng ban mình. Tất cả các vấn đề đều nói miệng hoặc nhắn tin qua mạng Xã hội hoặc khi nào Sếp hỏi thì trả lời. Hệ lụy không nhỏ từ việc cất nhắc ns có chuyên môn nội bộ lên làm Quản Lý nhưng không cho họ đi học về nghiệp vụ nhà quản lý. Không phải ai cứ giỏi chuyên môn là biết quản lý.
- Không biết cách lập Kế hoạch công việc. Dẫn đến không chủ động được công việc, được thời gian, không kiểm soát được chi phí vì không phân bổ ngân sách chi tiêu hàng năm cho các p.ban.
- Các cấp quản lý thì không biết cách kiểm tra giám sát giao việc nhân viên.
- Không có ý thức bảo quản vật tư, máy móc thiết bị, tiết kiệm chi phí.
- Nhân viên thiếu đoàn kết, 1 số chi nhánh ít ghé thì nv lộng quyền, làm việc bê trễ.
Làm thế nào để tự động hoá được doanh nghiệp?
Thay đổi thói quen của lãnh đạo
Chuyển đổi thói quen toàn bộ đội ngũ lãnh đạo từ việc kinh doanh tự phát, thích gì làm đó, sang có mục tiêu cốt lõi, tầm nhìn, chiến lược cạnh tranh và lên kế hoạch hàng năm, lập dự toán phân bổ ngân sách cho tất cả phòng ban cùng chung tay làm theo các chỉ tiêu chung KPI đã lên đầu năm. Các chiến lược thường phải thay đổi để thích ứng với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Do đó, các mục tiêu cũng phải được thiết lập lại.
Nhất thiết cần họp giao ban đầu năm để: Xây dựng Bản đồ chiến lược trong năm và mô hình BSC – KPI tổ chức trong năm.
Thay đổi thói quen của nhân sự
– Lãnh đạo cần phải thiết lập việc làm việc của mỗi cá nhân chuyển từ làm việc tự phát, theo cảm hứng sang làm việc theo hệ thống. Để làm được điều này, lãnh đạo nên áp dụng cơ chế khoán để nhân viên có thể tự chủ động làm việc.
Sử dụng bộ công cụ CCSD (bộ điều khiển trung tâm phòng ban). CCSD sẽ giúp CEO có thể cài chiến lược đến từng bộ phận phòng ban thông qua các chỉ số: Trách nhiệm, Hạn mức, Chi phí vận hành và Quỹ lương thưởng. Nhìn vào CCSD phòng ban chúng ta hoàn toàn có thể thấy tầm quan trọng cũng như mức độ ảnh hưởng tới doanh nghiệp của phòng ban đó.
– Hướng dẫn đúng và đủ cho nhân viên theo vị trí, không để lãng phí thao tác thừa xảy ra. Thiếu thao tác thì ảnh hưởng tới chất lượng.
– Đào tạo nhân viên (đào tạo tại công ty hoặc cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo ở bên ngoài để nâng cao nghiệp vụ).
– Áp dụng các ứng dụng công nghệ vào trong công ty
– Xây dựng quy chế doanh nghiệp.
– Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty để hạn chế rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp.
Xây dựng lương và chiến lược tuyển dụng
– Xây dựng các chuẩn mực cho con người để Tuyển Đúng Người, Dùng Đúng người, Giữ Được Người.
– Chuẩn hóa yêu cầu đầu vào và mô tả từng vị trí một trong tổ chức. Mô tả gồm đủ Nhiệm Vụ, Quyền Hạn, Trách Nhiệm & Đền Bù, Yêu Cầu Công Việc (Tiêu Chuẩn), Tác Phong – Thái Độ, Khối Lượng Công Việc Cần Đạt…
– Xây dựng bộ khung từ điển năng lực cho từng vị trí/chức danh.
– Xây dựng Lộ Trình Công Danh, áp dụng cách tính Lương 3P vào trong Doanh Nghiệp
• P1: Tính ra lương của vị trí công việc trong doanh nghiệp (tiêu chuẩn chức danh ở công ty)
• P2: Trả lương theo Năng Lực của mỗi cá nhân (xây dựng bộ từ điển năng lực -> đánh giá năng lực thực tế của nhân viên)
• P3: Trả lương theo hiệu quả công việc (xây dựng KPIs cho các phòng ban – cá nhân theo mô hình BSC – KPI và nguyên tắc SMARTER).
Xây dựng văn hoá doanh nghiệp
Muốn phát triển bền vững trong nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, đòi hỏi các doanh nghiệp phải xây dựng được nền văn hóa đặc trưng cho mình. Chỉ khi đó, họ mới phát huy được tiềm năng của mọi cá nhân, góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải hiểu rõ ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp tới sự phát triển doanh nghiệp, cùng những nguyên tắc và quá trình xây dựng văn hóa nói chung, để từ đó tìm ra cách phát triển văn hóa cho riêng mình.
