Dòng tiền trong doanh nghiệp được ví như dòng máu trong cơ thể con người. Những nguy cơ về dòng tiền luôn có thể đem đến những cơn đột quỵ bất cứ lúc nào kể cả đối với những doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt. Nếu dòng tiền bị gãy khúc giống như trái tim có thể ngừng đập bất cứ lúc nào nếu không có máu.
Dòng tiền trong doanh nghiệp được ví như dòng máu trong cơ thể con người. Trong doanh nghiệp, sự luân chuyển liên tục giữa Tiền – Hàng – Tiền tạo thành một chu trình khép kín giống như sự lưu thông máu trong cơ thể. Những nguy cơ về dòng tiền luôn có thể đem đến những cơn đột quỵ bất cứ lúc nào kể cả đối với những doanh nghiệp đang làm ăn phát đạt.
Không ít doanh nghiệp dù kinh doanh có lời vẫn luôn phải xoay sở với sự thiếu hụt tiền mặt. Việc quản lý dòng tiền hiệu quả được coi là tối thượng của doanh nghiệp. Nếu dòng tiền bị gãy khúc giống như trái tim có thể ngừng đập bất cứ lúc nào nếu không có máu.
Bản chất của dòng tiền là sự luân chuyển dòng tiền vào (inflow) và ra (outflow), tạo ra khả năng thanh toán hoặc tình trạng mất khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Nghĩa là bạn trì hoãn việc chi tiêu tiền mặt càng lâu càng tốt trong khi huy động bất cứ khoản tiền người khác nợ bạn, trả cho bạn càng nhanh càng tốt.
Tiền chạy khắp các bộ phận, các hoạt động của doanh nghiệp để giúp cho hoạt động diễn ra trôi chảy. Trong quá trình vận hành, một lượng tiền được quay trở lại để nuôi hệ thống gọi là Chi phí. Một lượng tiền được trả lại cho chủ doanh nghiệp hoặc Nhà đầu tư gọi là Lợi nhuận. Duy trì một dòng tiền “khoẻ mạnh” là đảm bảo sự sống còn và thịnh vượng của bất cứ một doanh nghiệp nào. Sự chậm trễ về kế hoạch – thời gian, thông tin không rõ ràng giữa khoảng thời gian của các khoản phải thu và các khoản phải chi sẽ khiến cho dòng máu bị ứ đọng giống như chứng xơ vữa động mạnh.
Hiện tượng ứ đọng máu tạo ra một “cục máu đông” mà trong doanh nghiệp nó chính là Công nợ. Cục máu đông càng lớn thì công nợ của doanh nghiệp càng tăng và chủ doanh nghiệp phải tiếp máu càng nhiều. Đến một ngày khi chủ doanh nghiệp không còn đủ vốn để bù đắp cho khoản công nợ thì sẽ xảy ra tình trạng “Gãy dòng tiền” tức là không còn đủ máu để tiếp cho cơ thể. Đây chính là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam bị quá sản vì thiếu hụt máu chứ không phải do kinh doanh không có lợi nhuận.
Ngoài ra các yếu tố sau cũng là những nguyên nhân chính dẫn đến việc gãy dòng tiền trong doanh nghiệp:
- Không lập kế hoạch ngân sách, tùy tiện chi tiêu, sử dụng tiền sai mục đích: Trên 90% doanh nghiệp SME không lập kế hoạch ngân sách, không tổ chức quản trị tài chính – kế toán nội bộ và do đó khá tùy tiện trong chi tiêu. Trong rất nhiều quyết định chi tiêu của các giám đốc mà nếu không được điều chỉnh bởi một kế hoạch tài chính – ngân sách thì đó thường là chi tiêu vào “tiêu sản” hoặc sử dụng sai mục đích của “món tiền”.
- Quản trị tài chính lỏng yếu, suy yếu dòng tiền vì chính quan điểm tổ chức công việc: Giám đốc trong các doanh nghiệp hiện nay, do không được trang bị kiến thức nền tảng quản trị kinh doanh nên tất yếu là kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, quản lý tài chính một cách áng chừng, không giữ kỷ luật tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc thù của SME là tính gia đình trị cao, xây dựng và vận hành doanh nghiệp chủ yếu có tính tự phát xuất phát từ một nền tảng nghề nghiệp của “ông chủ” hoặc tách ra từ một mô hình thành công trước đó (nơi làm việc). Ví dụ một người thành thạo trong lĩnh vực xây dựng, cùng anh em / bạn bè / gia đình thành lập một doanh nghiệp xây lắp, khi đó nền tảng “dịch vụ cung ứng” thì có nhưng kiến thức nền kinh doanh lại chưa từng được chuẩn bị. Do đó, từ quản trị nhân sự, quản trị tài chính đều hết sức cảm tính, lỏng lẻo, không phân định đâu là tổ chức (công ty) đâu là của cá nhân.
- Đuổi theo lợi nhuận, sử dụng quá mức đòn bẩy tài chính dẫn tới “sập bẫy”: Là người nhạy bén kinh doanh, nhiều giám đốc doanh nghiệp thường tính toán rất nhanh thặng số lợi nhuận cho các đơn hàng, hợp đồng. Nhưng đây cũng có thể chính là sai lầm vì:
- Tính toán sơ bộ, ở thời điểm hiện tại – dự án hoặc hợp đồng đó hoàn toàn có lãi (lợi nhuận).
- Nhưng lợi nhuận ấy hàm chứa trong nó bao nhiêu công nợ phải thu? thời hạn phải thu là bao nhiêu?
- Ngân sách / nguồn huy động vốn của công ty có đủ để triển khai hay không? Có thể mua đầu vào chịu (trả chậm) với giá trị bao nhiêu và thời gian cầm cự nợ phải trả trong bao lâu?
- Các nguồn lực thực hiện ngoài tiền có được bố trí thực hiện đúng tiến độ để đạt doanh thu đúng ký?
Nếu 4 câu hỏi lớn đó, không được mang ra cân đếm thận trọng, lập thành kịch bản triển khai kèm theo một kế hoạch ngân sách + kịch bản ứng phó rủi ro thanh toán thì rất nhiều khả năng là tưởng có lợi mà chẳng được gì.
Vì vậy, để không gãy dòng tiền thì doanh nghiệp cần kiểm soát được doanh số và công nợ, chính là kiểm soát sự lưu thông máu trong cơ thể. Để làm được việc đó cần có sự vào cuộc của chủ doanh nghiệp, của quản lý cấp trung dưới sự dẫn dắt của CEO để xây dựng được một hệ thống vận hành căn cứ theo Bảng dòng tiền (cashflow) của doanh nghiệp hàng năm với sự cam kết của toàn bộ hệ thống.
