Việc điều hành một doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng đặc biệt trước những biến động của thị trường. Cách tốt nhất để ứng phó với những rủi ro có thể xảy ra khiến tài chính đi xuống là bạn phải nắm các con số trong doanh nghiệp của mình và theo dõi chúng một cách sát sao. Tìm hiểu ngay những lý do khiến doanh nghiệp bị thất thoát tiền và những quy luật quản lý dòng tiền giúp hạn chế thất thoát tài chính trong doanh nghiệp.
Dòng tiền thế nào là đang có vấn đề?
- Doanh nghiệp bạn có nhiều hợp đồng, doanh thu cao nhưng không có lãi. Bản thân lãnh đạo lại không biết vì sao, bắt đầu rà soát từ đâu.
- Đau đầu vì kiểm soát lương thưởng và đánh giá năng lực của nhân viên.
- Kế toán đưa gì ký nấy, không hiểu, không nắm rõ. Dẫn đến, không kiểm soát được các thất thoát, không tối ưu được chi phí trong doanh nghiệp.
- Mệt mỏi khi phải ra quá nhiều quyết định mà không có hệ thống đối chiếu
- Có rất động nhân viên nhưng bản thân lại phải làm rất nhiều việc. Thường xuyên phải xử lý các công việc nhỏ lẻ, chạy theo từng lỗi của nhân viên
- Bạn đã thử nhiều phương pháp tuyển dụng nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nhân viên giỏi. Nhân viên vào ra liên tục.
- Các cuộc họp diễn ra liên tục mà không đưa ra được giải pháp cụ thể.
Lý do doanh nghiệp thất thoát dòng tiền
Chúng ta thường hay bắt gặp trường hợp các doanh nghiệp có con số lợi nhuận tuyệt vời hiện ra trên báo cáo nhưng trong thực tế thì sau đó chủ doanh nghiệp phải vật vã để trả các hóa đơn và đóng thuế. Sẽ thật là may mắn nếu cuối cùng họ tìm ra được tiền lời đang nằm ở đâu và số tiền đã chi ra cho khoản mục nào. Ít nhất việc tìm ra tiền đã chi ở đâu cũng giúp họ có kế hoạch chi tiêu và tối ưu hóa ngân sách trong tương lai.
- Khoản phải thu của khách: Nếu doanh nghiệp của bạn đã bán các sản phẩm, dịch vụ thì vấn đề của dòng tiền và lợi nhuận nằm ở công nợ của khách hàng không được thu hồi đúng hạn hoặc bị lãng quên. Lợi nhuận của doanh nghiệp bị hao hụt thường rơi vào trường hợp các giao dịch đã thực hiện trong khi chưa thu hồi công nợ, điều này cũng đồng nghĩa họ không có tiền chi cho các khoản thanh toán đến hạn. Vấn nạn này khiến chủ doanh nghiệp khủng hoảng và mệt mỏi với dòng tiền của chính công ty mình, hay thậm chí là tiền của cá nhân mình nữa.
- Quá nhiều hàng tồn kho: Khoản mục tiếp theo gây ra sự khủng hoảng dòng tiền là các doanh nghiệp đang bị quá tải hàng tồn kho. Điều này thường xảy ra do nhân viên đặt hàng quá tích cực hoặc nhân viên bán hàng quá hăng hái. Việc sản xuất, đặt mua quá nhiều hàng hóa nhưng lại không xử lý, không giải quyết vấn đề đầu ra và hàng hóa tồn đọng sẽ khiến cho doanh nghiệp ‘chôn vốn’, đồng nghĩa với việc ‘chôn tiền’ trong kho hàng. Rõ ràng thì tiền của bạn không mất đi, nó chỉ đang nằm trong hàng hóa của doanh nghiệp.
- Chi phí tài sản cố định: Một trong những nỗi lo của chủ doanh nghiệp khi nhắc đến lợi nhuận và dòng tiền chính là chi phí (hay nghĩ theo khía cạnh tích cực là sự đầu tư), để có được cơ sở vật chất tốt hơn/mới hơn/lớn hơn. Lấy ví dụ nếu chủ doanh nghiệp không đầu tư hợp lý chi phí tài sản cố định thì rõ ràng chúng ta sẽ tiêu tốn một khoảng tiền cho việc giữ lại máy móc cũ kỹ để sử dụng và phải bảo trì, sửa chữa với chi phí ngang bằng việc mua một chiếc máy mới hiện đại, tiết kiệm chi phí vận hành, hiệu suất sử dụng cao hơn.
- Thanh toán cho chủ nợ sớm: Khủng hoảng dòng tiền có thể xảy ra do việc chủ doanh nghiệp trả tiền cho chủ nợ quá sớm. Chủ doanh nghiệp nghĩ rằng công ty nên trả luôn cho nhà cung cấp khi có sẵn tiền trong ngân hàng hoặc có đủ tiền mặt đủ để tránh trường hợp bị làm phiền và khi tiền của khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp thì dòng tiền sẽ cân đối lại, kịp thời thanh toán cho những khoản nợ khác, rõ ràng chúng ta có thể xoay được dòng tiền. Ý tưởng này không tồi chút nào. Nhưng bạn có lường trước được các tình huống sẽ xảy ra, trường hợp khách hàng không trả tiền cho bạn thì sao? Hãy chờ đến hạn mới thanh toán, ít nhất bạn vẫn có tiền trong ngân hàng hơn là chuyển vào túi của ai đó và khiến mất cân đối dòng tiền của mình.
- Vay hoặc thế chấp để thanh toán: Khủng hoảng lợi nhuận và dòng tiền có thể xảy ra bởi các khoản vay đã được thanh toán với tổng số tiền lớn hơn và cao hơn khoản thanh toán thông thường. Giống như trả tiền cho các chủ nợ, trên bề mặt, đây là một điều tốt nhưng thực chất việc đó đang làm tăng áp lực lên dòng tiền trong doanh nghiệp.
- Chủ doanh nghiệp rút tiền ngân sách: Cuối cùng, một trong những nguyên nhân rõ ràng nhất khiến tiền có thể biến mất trong một doanh nghiệp là chủ sở hữu đang rút quá nhiều tiền. Điều này có thể xuất phát từ vấn đề họ có các khoản vay hoặc thế chấp phải trả ngoài doanh nghiệp, nhưng cũng có thể xuất phát từ phong cách sống xa hoa của họ. Trên thực tế, dòng tiền kinh doanh bị “xuất huyết” bởi vì không thể cân được số tiền đã rút ra. Việc rút tiền doanh nghiệp cho các khoản chi tiêu cá nhân sẽ gây ra sự thâm hụt và hoàn toàn bất hợp pháp.
Tại sao cần quản lý dòng tiền trong kinh doanh?
Cho dù là 1 công ty lớn hay 1 cửa hàng nhỏ thì quản lý dòng tiền cũng là vấn đề sống còn, đặc biệt trong kinh doanh, khi dòng tiền vận động liên tục thì việc đảm bảo sự ổn định của nó sẽ quyết định mức độ an toàn hay ổn định của hoạt động kinh doanh. Sự dịch chuyển nhỏ khi xảy ra rủi ro về tiền cũng sẽ khiến những người kinh doanh đau đầu, nhất là vấn đề chênh lệch và sự thất thoát không có nguyên do.
Vậy quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả sẽ giúp ích gì cho cửa hàng, doanh nghiệp?
- Quản lý dòng tiền giúp quá trình kinh doanh ổn định, giảm thiểu chi phí
- Quản lý dòng tiền hiệu quả là dấu hiệu ban đầu của một mức lợi nhuận cao
- Quản lý dòng tiền là yếu tố quan trọng để đưa ra các chiến lược kinh doanh
- Quản lý dòng tiền tốt sẽ giảm thiểu thất thoát trong kinh doanh
- Đối phó tốt hơn trong những rủi ro kinh doanh hay giai đoạn khó khăn không lường trước
